mardi 19 août 2014

IT Due Diligence : Quels outils sont nécessaires pour mener à bien une mission ?

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Lors des différentes discussions que j’ai eu concernant mes missions, une question revient très souvent:
  • Tu utilises quoi pour ton travail ?
En effet, l’audit est souvent vu comme un ensemble de checklists à compléter, de tableau excel à remplir et autres conformités à respecter. Le fait est que les Due Diligence (selon moi bien sur) n’entrent pas vraiment dans ce contexte.
En effet, le principe de base de la Due Diligence est d’avoir un “regard neuf et neutre”, cela implique forcément le respect du sujet d’analyse et donc ne pas le forcer à entrer dans des cases pré-établies.
Prenons un exemple, un auditeur arrive dans une SSII qu’il doit analyser et va donc dans ce cas sortir ses standards classiques de SSII, mais en oubliant le contexte général autour du sujet étudié :
  • Dans quel pays, dans quelle région ?
  • Quel est le marché local, régional ou mondial ?
  • Est-elle dans une grande ville ou en campagne ?
  • Est-elle dans une région risquée ?
  • La SSII a t’elle un secteur de prédilection et si oui quel est il ?
  • Le nombre d’employés et les compétences de chacun ?
Je ne veux pas généraliser sur le cas des auditeurs, et il est évident qu’il en existe de très bons qui font ce travail.
Quoi qu’il en soit, dans le cas de la Due Diligence, toutes ces questions autour du contexte de travail doivent être intégrées dans la préparation de l’analyse. A travers une première série de questionnaires ouverts (éviter le plus possible les questions fermées) qui peuvent être transmises par Email.
L’environnement local et culturel est aussi à prendre en compte, la langue et la population bien sur, mais aussi la perception des locaux des personnes étrangères, car dans de nombreux cas, ce feedback mal appréhendé fait perdre du temps précieux pour une simple question de méfiance. On ne s’adresse pas à un africain comme on s’adresse à un canadien, etc. …
Si on revient à la question initiale quant aux outils nécessaires, je vais être très basique :
  • Etre au moins deux personnes pour qu’il y ait toujours un des deux prenant des notes pendant que le second anime les meetings
  • Un appareil photo pour les visites sur site (bien sur avec l’accord préalable des personnes visitées)
  • Un notebook connecté à internet pour la prise de note rapide et un vidéo projecteur
  • Word avec des template de minutes meeting préremplis avant les meeting, afin de gagner du temps pour leur finalisation
  • Un paper Bord pour tous les schémas et draft éventuels
  • Une voix qui tient la route, évitez les climatisation pendant la mission
Pour ce qui est des “auditeurs”, il faut savoir être à l’écoute des personnes interviewées et ne jamais chercher un rapport de force, mais plutôt de confiance ou de partenariat. Ce sont elles qui ont les informations que vous souhaitez collecter et elles seront très fieres de les partager si vous savez respecter leur travail. Il faut aussi garder en tête que les personnes que vous rencontrez prennent de leur temps, que ce soit voulu ou contraint, et cela exige le respect de votre part.
La principale carte à jouer lors de ces missions est l’adaptabilité, car il faut toujours chercher à caler son message pour la compréhension de la personne en façe de soi, que ce soit le Managing Director local ou l’opératrice de saisie. Le principe sous-jacent est de montrer aux personnes auditées que vous les respectez toutes quelque soit le role joué. En procédant de la sorte, il y aura moins de réticence lorsque les questions délicates arriveront sur la table. Vous ne devez pas être vu comme l’ennemi, mais bien comme un partenaire bienveillant.
Pour conclure, une mission de Due Diligence n’est pas une mission automatisable, mais bien une rencontre entre différentes personnalités qui ont toutes une individualité à respecter.
Romelard Fabrice [MBA]

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