Comme toute solution informatique, SharePoint ou Outlook sont des produits magiques pour les utilisateurs.
Ainsi, il arrive bien souvent qu’un utilisateur clique sur un bouton, un lien, un menu, …, sans aucune idée sur les impacts réels de cette action.
L’exemple classique est la connexion entre Outlook et une liste SharePoint (Calendar, Contact, Task, …) qui va être persistante sans que l’utilisateur n’ai conscience de la présence.
Ceci n’est pas particulièrement grave si l’utilisateur n’a que les droits de lecture, mais devient beaucoup plus risqué si celui-ci a bien les droits d’écriture sur la liste. En effet, lors de la synchronisation entre le client riche et la liste SharePoint, Outlook peut alors ouvrir tous les éléments de cette liste sans modifier le contenu, mais en créant une nouvelle version de chaque Item. Ainsi dans le cas d’une Task List avec des Alertes et des items attribués à différentes personnes, ce sont des centaines de messages Emails qui partent dans tous les sens.
Après analyse avec le Support de Microsoft, ce cas était in comportement non souhaité par l’utilisateur, mais normal au niveau technique.
Comment supprimer les liens existants
La question a donc été de supprimer les liens existants sur les postes utilisateurs (Outlook), et nous retrouvons le côté magique qui a distance permet difficilement de trouver rapidement la solution.
Une astuce est donc de demander aux utiliusateurs de faire trois clicks et une capture d’écran:
Click 1
Click 2
Click 3
Il vous suffit alors de supprimer les connexions qui ne vous intéressent pas et valider par “Close”.
Conclusion
Sans être réellement révolutionnaire, cette astuce a le mérite d’être simple pour les utilisateurs finaux qui ne seront pas effrayés par la manipulation. Dans le même temps, cela vous permettra de gagner un temps précieux
Je vous invite à regarder cet article pour bloquer cette fonctionnalité de synchronisation sur une liste ou un site donné :
Fabrice Romelard [MBA Risk Management]
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