OneDrive for Business utilise un mix de technologies dont certaines des fonctionnalités de SharePoint Online.
Lorsque l’on crée son espace OneDrive for Business, en interne, il s’agit plus ou moins d’une site SharePoint avec une unique librairie documentaire qui sera ensuite synchronisée via le client Offline OneDrive sur votre machine de travail.
La page d’accueil a été totalement retravaillée pour en simplifier son usage avec les options basiques de gestion
Activation des menus de gestion
En revanche, on trouve sur le bas à gauche un lien pour passer la page de présentation avec le look SharePoint 2013 auquel on peut rajouter le ruban, via le menu sur la droite
Une fois ce menu réactivé, on obtient enfin toutes les options classiques de gestion des librairies documentaires
La gestion des versions de document
Maintenant que nous avons les options de gestion, il faut aller dans les paramètres pour trouver ceux de versionning
En on trouve le niveau de gestion des sauvegardes de versions
Ainsi, dans mon cas, les versions sont toutes enregistrées sans aucune limite de nombre, ce qui est discutable pour la bonne gestion de votre volume par collaborateur.
Dans certains cas, une valeur limite peut être paramétrée à 500 pour le champ “Conserver le nombre suivant de versions principales”
Impact du versionning sur l’utilisation du volume alloué par collaborateur
Deux cas précis se distingue dans cette question de la place occupée par les versions:
- Document Office 2013/2016 modifié directement en sauvegarde dans le cloud ou dans le répertoire Offline
- Document Office ou autre type uploadé manuellement par le client Web (ou écrasé dans le répertoire Offline)
Le cas numéro 1 permet de voir entrer en jeu la sauvegarde des deltas de modification.
Pour faire simple, lors de la modification du document Office (via Office Rich Client ou Web Client), le système ne fait passer au niveau réseau que le Delta de ce qui a été modifié dans le document et non le fichier tout entier. Par contre le moteur SharePoint (OneDrive for Business) crée une nouvelle version une fois le mode édition terminé. On voit alors la multiplication des versions du document avec le menu “Historique des versions”
Le cas numéro 2 correspond à tous les autres types de documents. Le changement de version correspond simplement à :
- l’utilisation du client dédié au fichier dans le répertoire offline
- le changement du document (copier/coller) dans ce même répertoire offline
- l’upload d’une nouvelle version du document dans le même emplacement (répertoire) via le site web
Le transfert réseau est différent du client Office, car l’intégralité du fichier est remplacé et donc uploadé vers le stockage cloud, par le client web ou le client offline.
Conclusion
Cette fonctionnalité de versionning est vraiment intéressante pour un usage courant, mais il faut absolument comprendre les risques de sur consommation des espaces OneDrive collaborateurs avec des fichiers multimédia ou des fichiers ayant un très grand nombre de versions.
Romelard Fabrice [MBA Risk Management]
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