SharePoint : Comment Supprimer les anciennes versions des fichiers des WorkFlow SharePoint Designer 2007

 Il s’agit d’un cas assez spécifique, mais qui mérite de s’y attarder. En effet, lorsque l’on développe un Workflow sur SharePoint Designer 2007, l’outil a tendance à créer un très grand nombre de versions du fichier sur lequel on travaille (ASPX, XOML, …) :

Dans l’exemple ci-dessus, un des fichier du WorkFlow en question possède 740 versions du même fichier, qui sont devenus inutiles puisque le WF est en release depuis bien longtemps. En revanche, avec un poids de 11 kb chacun, le poids total de ce fichier dans SharePoint est de : 740 * 11 kb = env 8 MB, ce qui est confirmé par la page de “Space Allocation de la collection” :

Si on multiplie ce cas par le nombre de fichiers de ce WorkFlow, on arrive très vite à une taille non négligeable qui est désormais inutile.

La solution est donc bien évidemment de supprimer ces versions inutiles, mais ceci est impossible par le site SharePoint lui même, car en cliquant sur le lien “Versions” de la page ci-dessus (comme pour tous les autres Items), vous aurez une erreur :

Il faut donc passer par SharePoint Designer, avec le bouton droit de la sours et “Version History” :

Le fait est que cette étape est relativement longue par le volume de versions (750 existant dans ce cas). Quoi qu’il en soit, on peut alors choisir une des versions et cliquer sur “Delete” :

Cette étape peut mettre entre 30 secondes à 2 minutes pour se supprimer, donc multiplié par 740, ca commence a fait un moment pour une tâche qui n’est pas du tout intéressante.

Solution :

La solution est comme souvent de passer par le modèle objet et dans notre cas (besoin “oneshot”), un script PowerShell convient parfaitement.

Il faut donc simplement transmettre l’adresse du fichier et demander au moteur SharePoint de supprimer toutes les SPFile.Versions de celui-ci, via la commande “DeleteAll” :

• SPFileVersionCollection.DeleteAll Method

Le script est volontairement ultra simple pour rester facilement compréhensible et adaptable à d’autre besoins.

function CleanVersionSPDWFFiles([string]$SiteURL, [string]$WebURL, [string]$WFFolderRelativeURL, [string]$WFFileName)
{
    [System.Reflection.Assembly]::LoadWithPartialName("Microsoft.SharePoint") > $null

    $site = new-object Microsoft.SharePoint.SPSite($SiteURL)
    $web = $site.openweb($WebURL)
    Write-Host " -------------------------------------- "
    Write-Host "Web URL", $web.URL

    [Microsoft.SharePoint.SPFolder]$wfFolder = $Web.GetFolder($WFFolderRelativeURL);
    [Microsoft.SharePoint.SPFile]$xomlFile = $wfFolder.Files[$WFFileName]

    Write-Host ""
    Write-Host "MyFile URL: ", $xomlFile.Url

    Write-Host "  Version Count Before Delete: ", $xomlFile.Versions.Count

    $xomlFile.Versions.DeleteAll()

    Write-Host "  Version Count After Delete: ", $xomlFile.Versions.Count

    Write-Host " -------------------------------------- "
    $web.Dispose()
    $site.Dispose()
}

CleanVersionSPDWFFiles “http://MyWebApplication/sites/MyCollection” "/sites/MyCollection/myWeb/” "Workflows/MyWorkFlow" "MyFileToCleanUp.aspx"

Afin d’avoir l’adresse du folder ou se trouve le fichier ASPX, il suffit d’éditer les propriétés du fichier ASPX depuis SharePoint Designer (ou via l'e mode Explorateur Windows).

Une fois exécuté, en quelques secondes d’exécution du script :

Le fichier ne possède plus que la version en cours

Cela vous permet donc de nettoyer un peu le site SharePoint en ne conservant que les fichiers utiles dans ce cas précis.

Romelard Fabrice [MVP]