La question classique pour tout fermier qui se respecte:
- Comment faire évoluer ma plateforme, mon infrastructure ou ma solution ?
Dans le cas de SharePoint, la stratégie mise en application par l’éditeur (Microsoft) est claire. Il faut migrer tout ou partie dans le Cloud Office 365. Dans la théorie, ca semble simple, mais la pratique entraine toujours son lot de complication, que chaque gestionnaire devra affronter lors de la définition de sa RoadMap interne.
Une chose est certaine, la RoadMap est obligatoire qu’on le veuille ou non, car la fin de support des produits entraine de gros risques pour les plateformes (Windows, SQL Server, Moteur SharePoint, …), que personne ne voudra endosser.
Une fois ce contexte défini, je vais tenter de vous indiquer dans les grandes lignes les stratégies applicables, suivant le contexte, pour chaque migration.
Analyse préalable
Je ne m’étendrai pas sur cette étape, car elle est très bien présentée par tous les autres acteurs SharePoint (Patrick, Benoit, …).
Pour faire simple, l’objectif est de bien cerner tous les aspects de la situation présente:
- Définition de l’architecture technique courante
- Schéma Visio
- Détails des machines
- Détails des serveurs
- Liste des Databases de contenu avec les tailles de chacune
- Volume global et par collection
- Statistiques disponibles (IIS, Site Collection Usage, …)
- …
- Définition de l’architecture logicielle courante
- Version des moteurs (Windows, SQL Server, SharePoint, …)
- Editions de chaque moteur (Standard, Enterprise, …)
- Liste des moteurs activés (Performance Point, Form Services, …)
- Liste des modules (Features) activés et utilisés (Publishing, Wiki, …)
- Liste des permission set full admin
- …
- Définition des personnalisations mises en place
- Design checks (CSS, JS, …)
- Thèmes SharePoint Custom
- Personnalisation avec SharePoint Designer (ASPX pages, Listes, WebParts, …)
- WorkFlows avec SharePoint Designer
- Applications .NET ou utilisant le modèle Objet SharePoint
- WorkFlows .NET (avec Visual Studio)
- Applications satellites (utilisant les Web Services de SharePoint)
- Application connexes utilisant SharePoint comme source de données
- …
- Evaluation de l’utilisation de la solution courante
- Toutes les statistiques de volumétrie (nombre de collection de sites, de sous-sites, de bases de données, de Web Apps, d’alternate access
- Utilisation uniquement interne, externe ou les deux
- Lister les dernières modifications afin de clarifier avec chaque utilisateur responsible de la nécessité ou non du site et son contenu
- Evaluer l’utilisation réelle des applications connexes ou personnalisation existantes
- Evaluer le coût potentiel du re-développement de ces applications ou modules
- …
Une fois que la situation courante est parfaitement connue et maîtrisée, on peut regarder l’avenir, et donc le chemin à parcourir pour y arriver.
Définir la stratégie qui sera appliquée
Une fois que l’analyse de l’existant est effectuée, il est temps de faire le point sur la suite à donner pour le contenu hébergé selon différents points de vue.
Les facteurs internes
Mais cette décision se fera après la définition des points suivant:
- Liste des contenus à migrer (par collection)
- Liste des contenus à supprimer (collections, sous-sites, …)
- Liste du contenu non migrable et donc à garder en l’état pour des raisons telles que:
- Personnalisation non compatible
- Re-développement trop cher pour l’usage
- Support ou non de l’infrastructure acceptable et accepté
- …
Ces choix se feront suivant les informations de volumétrie, de statistiques, d’usage, …
Les facteurs Externes
Il ne faut pas oublier des facteurs externes à la plateforme tels que:
- La vision de la direction: c’est un point qui est totalement dépendant de l’entreprise et de sa direction. Certains dirigeant seront très conservateurs et d’autres choisiront plus rapidement des stratégies de rupture.
- Les choix politiques: Certains contenus seront visibles de reponsables ou de directeurs qui auront une exigence particulière
- Les choix contractuels: Certains sites visible par des clients sont inclus dans des contrats qui peuvent stipuler le lieu de stockage des données de la ferme. Ainsi un site SharePoint Extranet dont le contrat spécifie que le lieu de stockage des données est en France ne peut pas partir dans un Tenant Office 365 aux Etats-Unis sans avenant à ce contrat.
- Les choix de licences: Même si ces situations se clarifient avec les renouvellements de contrat cadre. Il est clair que le choix d’Office 365 pour le stockage des données implique la déclaration de tous les utilisateurs chez Microsoft et donc une facturation exacte de ces utilisateurs.
- Les lois à respecter par l’entreprise: Ce contexte est particulier à certains milieux, mais persiste encore et certaines entreprises ne peuvent pas faire sortir le lieu de stockage des données hors de la frontière du pays où il opère
- …
La stratégie finale
Tout ceci semble un peu bateau, mais les entreprises qui sont soumis à ces restrictions et une évolution de la solution de gestion documentaire ne peut pas se passer d’une stratégie claire et simple à communiquer.
On pourra décider au final de suivre l’une des trois stratégies suivantes:
- From On Premise to On Premise
- From On Premise to the Cloud
- From On Premise to an Hybrid scenario
Communication autour de ce projet
La stratégie globale étant définie, il faut mettre en place un plan de communication classique pour chaque type d’intervenant:
- Utilisateurs de base
- Utilisateurs avancés
- Gestionaires de contenu
- Administrateurs
- Equipe de support
Le but est de leur présenter les avantages qui seront visible avec la nouvelle version afin de ne pas faire face à une réticence des utilisateurs et un refus de ce projet.
Conclusion
Cette première phase est une préparation au réel travail de migration que nous verrons dans de prochains messages.
Romelard Fabrice [MBA Risk Management]
Commentaires
Enregistrer un commentaire