SharePoint OnPremise: Statistiques d’utilisation pour traquer les sites fantomes

Une question habituelle dans toute gestion de fermes SharePoint est la gestion des sites fantomes.

Pour définir ce que c’est il faut prendre un cas utilsateur simple :

Un site d’équipe est créé pour partager la documentation autour d’un projet défini
Plusieurs utilisateurs travaillent pendant des semaines autour de ce projet
Au bout d’un certain temps ce projet est terminé
Les utilisateurs sont réaffectés sur d’autres projets
Au bout d’un temps variable, plus personne ne vient sur ce site et tout le monde oublie son existance
Le site SharePoint et son contenu passe alors en mode fantome

C’est un très grand classique des TeamSites et le volume occupé par ce type de site peut rapidement être important.

Benoît Jester propose sur son blog une solution (via un script PowerShell) permettant de lister les sites et sous sites avec les dates de dernière modification :

Je suis donc reparti de ce script que j’ai légèrement modifié avec son accord en ajoutant des colonnes au fichier CSV (WEB App, Site Collection, Site Owner, DB, …).

Le résultat final est le suivant:

====================================================================================
# SitesUsage.ps1 - Export 'LastItemModifiedDate' property of each site in a csv file
# Written by Benoît Jester [MVP] - http://spasipe.wordpress.com
# Version 1.0 - 07/18/2014
# ====================================================================================
# Source: https://spasipe.wordpress.com/2014/07/23/sharepoint-20xx-script-powershell-permettant-de-lister-les-sites-peu-utilises/

param(
    [Parameter(Mandatory=$False)]
     [bool]$displayMessages = $true,
    [Parameter(Mandatory=$False)]
     [string]$SMTPServer="",
    [Parameter(Mandatory=$False)]
     [string]$ToEmailAddress="",
    [Parameter(Mandatory=$False)]
     [string]$FromEmailAddress="",
    [Parameter(Mandatory=$False)]
     [string]$delimiter=","
)

# Applies Read Access to the specified accounts for a web application
Function Add-UserPolicy([String]$url)
{
    Try
    {
        $webapp = [Microsoft.SharePoint.Administration.SPWebApplication]::Lookup("$url")
        $user = ([Security.Principal.WindowsIdentity]::GetCurrent()).Name
        $displayName = "Sites Usage Read Account"
        $perm = "Full Read"

        # If the web app is not Central Administration
        If ($webapp.IsAdministrationWebApplication -eq $false)
        {
            # If the web app is using Claims auth, change the user accounts to the proper syntax
            If ($webapp.UseClaimsAuthentication -eq $true)
            {$user = 'i:0#.w|'+$user}
            [Microsoft.SharePoint.Administration.SPPolicyCollection]$policies = $webapp.Policies
            [Microsoft.SharePoint.Administration.SPPolicy]$policy = $policies.Add($user, $displayName)
            [Microsoft.SharePoint.Administration.SPPolicyRole]$policyRole = $webapp.PolicyRoles | where {$_.Name -eq $perm}
            If ($policyRole -ne $null)
            {$policy.PolicyRoleBindings.Add($policyRole)}
            $webapp.Update()
            If($displayMessages)
            {Write-Host -ForegroundColor White " Read access applied for `"$user`" account to `"$url`""}
        }
    }
    Catch
    {
        $_
        Write-Warning "An error occurred applying Read access for `"$user`" account to `"$url`""
    }
}

# Load assemblies
Function Load-Assemblies
{
    Try
    {
        If ((Get-PsSnapin |?{$_.Name -eq "Microsoft.SharePoint.PowerShell"})-eq $null)
        {
            If($displayMessages)
            {
                Write-Host -ForegroundColor Green "-----------------------------------------"
                Write-Host -ForegroundColor Green " - Loading SharePoint Powershell Snapin -"
                Write-Host -ForegroundColor Green "-----------------------------------------"
            }
            Add-PsSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell -ErrorAction Stop | Out-Null
        }
    }
    Catch
    {
        If($displayMessages)
        {
            Write-Host -ForegroundColor Green "------------------------------------------"
            Write-Host -ForegroundColor Green " - Loading Microsoft.SharePoint Assembly -"
            Write-Host -ForegroundColor Green "------------------------------------------"
        }
        [System.Reflection.Assembly]::LoadWithPartialName("Microsoft.SharePoint") | Out-Null
    }
}

# Send Email with log file as attachment
Function SendEmail($attachment)
{
    Try
    {
        If($displayMessages)
        {
            Write-Host -ForegroundColor White "--------------------------------------------------------------"
            Write-Host -ForegroundColor White " Sending Email to $ToEmailAddress with $attachment in attachment."
        }
        Send-MailMessage -To $ToEmailAddress -From $FromEmailAddress -Subject "Sites Usage - $env:COMPUTERNAME" -SmtpServer $SMTPServer -Attachments $attachment

        If($displayMessages)
        {Write-Host -ForegroundColor Green " Email sent successfully to $ToEmailAddress"}
    }
    Catch
    {Write-Warning $_}
}

$DateStarted = $(Get-date)

If($displayMessages)
{
    Write-Host -ForegroundColor Green "----------------------------------"
    Write-Host -ForegroundColor Green "- Script started on $DateStarted -"
    Write-Host -ForegroundColor Green "----------------------------------"
}
# Check Permission Level
If (-NOT ([Security.Principal.WindowsPrincipal] [Security.Principal.WindowsIdentity]::GetCurrent()).IsInRole([Security.Principal.WindowsBuiltInRole] "Administrator"))
{Write-Warning "You don't have Administrator rights to run this script."}
else
{
    If($SMTPServer)
    {
        If (!$ToEmailAddress -or !$FromEmailAddress)
        {
            Write-Warning "Please specify a 'ToEmailAddress' and a 'FromEmailAddress' parameter."
            Exit
        }
    }
    # Load assemblies
    Load-Assemblies

    # Local variables
    $sitesList = $null
    $sitesList = @()

    # Build structure
    $itemStructure = New-Object psobject
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "Title" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "WebAppURL" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "SiteCollURL" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "SiteCollOwnerEmail" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "SiteCollsecondayAdminEmail" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "ContentDatabase" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "Created" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "SiteCollectionsize" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "WebURL" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "Template" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "Year" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "Month" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "Day" -value ""
    $itemStructure | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name "LastModifiedDate" -value ""

    If($displayMessages)
    {
        Write-Host -ForegroundColor Green "-----------------------"
        Write-Host -ForegroundColor Green " - Scanning All Sites -"
        Write-Host -ForegroundColor Green "-----------------------"
    }

    # Browse sites
    $WebSrv = [microsoft.sharepoint.administration.spwebservice]::ContentService
    foreach ($webApp in $WebSrv.WebApplications)
    {
        foreach ($AltUrl in $webapp.AlternateUrls)
        {Add-UserPolicy $AltUrl.uri}

        foreach ($site in $WebApp.sites)
        {
        $rootweb = $site.RootWeb;
        $SiteAdmin = new-object Microsoft.SharePoint.Administration.SPSiteAdministration($rootweb.URL);
        $size = (($SiteAdmin.DiskUsed + 0x80000L) / 0x100000L);
        foreach($web in $site.AllWebs)
            {
                # Build structure
                $siteInfos = $itemStructure | Select-Object *;

$siteInfos.Title = $web.Title;

                $siteInfos.WebAppURL = $web.Url.Split("/")[2];
                $siteInfos.SiteCollURL = $site.URL;
                $siteInfos.SiteCollOwnerEmail = $site.Owner.Email;
                $siteInfos.SiteCollsecondayAdminEmail = $site.SecondaryContact.Email;
                $siteInfos.ContentDatabase = $site.ContentDatabase;
                $siteInfos.Created = Get-Date -Date $rootweb.Created;
                $siteInfos.SiteCollectionsize = $size;

                $siteInfos.WebURL = $web.Url;
                $siteInfos.Template = $web.WebTemplate;
                $LastModifiedDate = Get-Date -Date $web.LastItemModifiedDate
                $siteInfos.Year = $LastModifiedDate.Year;
                $siteInfos.Month = $LastModifiedDate.Month;
                $siteInfos.Day = $LastModifiedDate.Day;
                $siteInfos.LastModifiedDate = $web.LastItemModifiedDate.ToString('d');

                $sitesList += $siteInfos;
            }
        }
        $SiteAdmin.Dispose()
        $rootweb.Dispose()

    }

    # CSV Export
    If($displayMessages)
    {
        Write-Host -ForegroundColor Green "---------------"
        Write-Host -ForegroundColor Green " - CSV Export -"
        Write-Host -ForegroundColor Green "---------------"
    }
    $sitesList | Where-Object {$_} | Export-Csv -Delimiter "$delimiter" -Path "SitesUsage.csv" -notype
     If($displayMessages)
    {Write-Host "Export file 'SitesUsage.csv' successfully generated."}

      # Email notification
    If($SMTPServer)
    {SendEmail "SitesUsage.csv"}

    # End
    If($displayMessages)
    {
        Write-Host -ForegroundColor Green "---------------------------------"
        Write-Host -ForegroundColor Green "- Script started : $DateStarted -"
        Write-Host -ForegroundColor Green "- Script finished : $(Get-date) -"
        Write-Host -ForegroundColor Green "---------------------------------"
    }
    Exit
}

Une fois le fichier exécuté vous obtenez un fichier CSV qu’il est possible de charger dans Excel via l’import de données:

Mode delimited et Data + headers, puis sélectionne la vigule (séparateur par défaut):

On peut cliquer sur Finish.

Une fois les données chargées dans Excel, il faut juste sélectionner toute la zone de ce tableau et cliquer sur “Table” dans “Insert”:

On sélectionne le même tableau et dans Insert, on choisit PivotTable, puis en quelques clicks, on obtient ce type de résultat :

Il ne vous reste plus qu’à contacter les propriétaires de site pour les questionner sur la nécessiter de nettoyer leur contenu.

Romelard Fabrice [MBA]

Formation : Quelle formation après un MBA ?

Afin de poursuivre dans les réflexions menées depuis le départ de cette aventure : Tous les messages en rapport avec le MBA Une fois le diplôme MBA obtenu, la question de la suite se pose pour une partie des élèves. En effet, l’énergie positive requise pour reprendre ses études ne disparait pas pour tout le monde. Il convient alors de réfléchir à la suite possible de cette formation et je vais donc essayer de présenter quelques choix accessibles à partir de notre MBA. PhD & DBA La voie royale pour le monde universitaire est le Doctorat (ou PhD en anglais), cette formation se fait directement à travers l’université ou une école agréée. Le principe est de préparer un dossier de thèse durant plusieurs mois qui devra être présenté en fin de cursus devant un jury académique. Il existe une version adaptée pour les Business Schools : Doctorate of Business Administration Ces formations sont particulières aux écoles de commerce ou grandes écoles, dont des listes sont présen...

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