SharePoint : Gestion des sites inutilisés dans WSS V3

 Dans le cadre de la gestion quotidienne de fermes SharePoint, il est une pratique répendue qui peut devenir pénible à l’usage et inutilement consommateur en ressources.

En effet, il est très facile de créer des collections de sites dans WSS V3 et de ce fait tout le monde veut immédiatement sa collection, mais très rapidement (comme on le voit ici pour les blogs par exemple), une grande partie de ces collections sont abandonnées.

On se retrouve alors avec des collections parfois vides mais surtout dont le contenu n’a pas changé depuis de nombreux mois (dans certaines de mes fermes, cela se compte en année).

Tout ceci peut sembler anodin, mais les impacts sont pourtant bien réels comme par exemple :

• Nom de la collection non utilisable pour un autre site (car déjà pris par un site vide)
• Place en DB occupée et nombre de collection dans la DB
• Espace disque pour les sauvegardes STSADM ou SQL (imaginez rien que 50 MO pour 365J/AN ~ 18 GO sur les bandes de sauvegarde pour rien)
• Temps de Crawling augmenté (car le Crawl WSS ou MOSS passe sur chaque collection de sites)
• Nombre d’Items inutiles dans le Search qui fausse du coup les résultats lors d’une recherche
• Le Volume de l’index et le temps de Crawling
• …

Bref, ceci est à suivre dans le cadre de la Gouvernance de vos infrastructures SharePoint (C’est un sujet à la mode en ce moment) dans la partie dédiée au cycle de vie (Life Cycle) de vos collections SharePoint.

Il existe une solution native pour alerter les utilisateurs (Site Collection Administrator) que leur site n’est plus utilisé depuis un temps défini (90 jours de base).

Pour effectuer cette activation, il faut aller dans la Centrale Adminbistration, dans l’onglet “Application Management”, et cliquer sur le lien “Site use confirmation and deletion”.

A ce moment, on choisit la Web Application à contrôler puis :

• On définit le temps d’inactivité suivi. Pour ma part, je fais ce suivi pour 120 Jours (ce qui correspond en gros à 4 mois d’inactivité)
• On fournit le mode d’alerte souhaité pour ces sites inutilisés (quotidien, hebdomadaire ou mensuel)
• On définit l’heure de ce test et de l’envoie de ce mail

On peut aussi choisir que ces sites inactifs soient directement supprimés après un certain nombre d’alertes envoyées (de base 28 alertes).

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ATTENTION :

La suppression n’est pas à prendre à la légère, car dans de nombreux cas les sites peuvent rester un certain temps sans activité simplement parce que :

• La collection de sites est dédiée à un sujet saisonnier (chiffre de fin d’années, préparation des fêtes de Noël, …)
• La collection de sites est dédiée au partage de documents de références (templates de lettres ou FAX par exemple) ou à une ImageBank interne

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Vous devez réellement réfléchir avant d’activer ce type de fonctionnalité à la perception des utilisateurs face au mail recu qui sera du type :

Subject: Confirm SharePoint Web site in use

Please follow the link below to your SharePoint Web site to confirm that it is still in use.

http://xxxxxxxx/sites/yyyyyyy/_layouts/useconfirmation.aspx

If the site is not being used, please go to https://xxxxxxx/sites/yyyyyyyyy/_layouts/settings.aspx, and select "Delete This Site" to remove the Web site.

You will receive reminders of this until you confirm the site is in use, or delete it.

Le responsable de la collection n’a donc qu’à aller sur l’adresse “userconfirmation.aspx” pour signaler que le site est toujours actif et donc remettre à 0 le compteur de jours.

Le message envoyé aux utilisateurs est totalement paramétrable en allant dans le folder :

• C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\12\TEMPLATE\[LCID]\XML\DEADWEB.XML

Il vous suffit donc de modifier le texte selon votre convenance (ajout d’une signature ou d’un contact téléphonique pour les utilisateurs)

   
       
        Confirm SharePoint Web site in use
   
       
       
        to your SharePoint Web site to confirm that it is still in use.
           
|0


            If the site is not being used, please go to |1,
            and select "Delete This Site" to remove the Web site.
           


            You will receive reminders of this until you confirm the site is in use, or delete it.]]-->
       
   

Je vous invite à lire le message suivant :

• Managing System Alerts for Site Use Confirmation and Deletion

Dans le cas ou vous souhaitez quelque chose de plus structuré, avec par exemple une sauvegarde juste avant la suppression, je vous invite à regarder le projet CodePlex :

• SharePoint Governance and Manageability

Romelard Fabrice [MVP]