Office 365: Configurer l’ouverture des fichiers dans Office Web Apps pour une Librarie Documentaire

 Lorsqu’on travaille avec Office 365 et surtout SharePoint Online, un des gros avantages est de pouvoir ouvrir les documents dans Office Web Apps (Word, Excel, PowerPoint, OneNote Online).

Tout ceci est parfait lorsqu’on crée une librarie documentaire depuis SharePoint Online et le paramètre est automatiquement appliqué pour suivre la configuration du tenant.

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Visualisation du paramètre dans une librarie

• [Votre Document Librarie] > Library Settings > Advanced Settings

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Configuration manuelle par l’utilisateur

En revanche, si on utilise un outil de migration, le paramètre est remis avec une valeur autre dans de nombreux cas (notamment si vous passez de SharePoint 2007 à SPO via ShareGate):

Ainsi, il faut absolument reconfigurer les librairies après migration pour bénéficier des applications Online au niveau des documents.

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Configuration via PowerShell pour SharePoint 2013 On Premise uniquement

Pour effectuer cette modification, il faut modifier la valeur du paramètre “DefaultItemOpen” et aussi “DefaultItemOpenUseListSetting” du modèle objet SharePoint 2013/2016

• SPList.DefaultItemOpenUseListSetting property (True or False)
• SPList.DefaultItemOpen property (PreferClient or Browser)

Les deux paramètres ont une logique simple:

• Soit on veut appliquer le paramètre par défaut du serveur
• DefaultItemOpenUseListSetting = $false
• Soit on veut appliquer un paramètre spécifique pour la liste
• DefaultItemOpenUseListSetting = $true
• DefaultItemOpen = [Microsoft.Sharepoint.DefaultItemOpen]::PreferClient (pour ouverture avec Office desktop)
• DefaultItemOpen = [Microsoft.Sharepoint.DefaultItemOpen]::Browser (pour ouverture avec Office Online)

La solution est expliquée ici:

• Set the default open behavior for browser-enabled documents (Office Web Apps when used with SharePoint 2013)

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Cas particulier de Office 365 SharePoint Online

SharePoint Online n’est accessible que via le modèle ClientContext qui est une version plus light que le modèle objet SharePoint 2013/2016.

Tous les paramètres ne sont pas disponibles dans ce client même avec la dernière version de SharePoint Online Management Shell [16.0.5625.1200].

L’objet “List” ne possède donc pas ces paramètres et il n’est pas possible de scripter cette modification.

• Microsoft SharePoint Client - List class

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Conclusion

Non seulement la plateforme Office 365 est très mouvante et changeante, mais les basiques n’y sont pas encore tous, tels que cette modification, pourtant plutôt simple en termes d’impact et intéressante pour les clients et Microsoft (Utiliser au mieux les applications Online).

Il reste à espérer que ce paramètre sera intégré dans une prochaine mise à jour du modèle objet Client Contexte.

Liens utiles:

• SharePoint 2013: Change how Office Files Open by Default

Fabrice Romelard [MBA Risk Management]