Office 365: la synchronisation (mode Offline) avec OneDrive for Business

 Nous avons vu dans un précédent message que la solution de synchronisation entre le Cloud et le User desktop est en pleine réorganisation:

• Office 365: Le nouveau client Windows OneDrive - 17.3.6381 (le retour)

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Le client OneDrive

Ce nouveau client est désormais le client unique pour OneDrive:

• Personnel avec un compte LiveId
• Professionnel avec un compte Office 365

Ce client ne prend en revanche pas encore (prévu en fin d’année) en compte le mode Offline (bouton Sync) pour les sites SharePoint:

• OneDrive Web

• SharePoint Document Library

Ainsi lors du click sur ce type de bouton, on obtient immédiatement l’option pour installer OneDrive for Business

Pointant vers cette page:

• How to install the OneDrive for Business sync client for SharePoint 2013 and SharePoint Online

Ceci est particulièrement déconcertant pour les utilisateurs de vos sites SharePoint (ou OneDrive Web) qui ne recevront pas ce client riche, mais bien la nouvelle version.

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Comment désactiver le bouton Sync

Que ce soit dans votre site OneDrive Web (nouveau MySite) ou un site SharePoint classique, l’activation ou désactivation se fait à deux niveaux:

• Au niveau du SPWeb
• Site Settings > [Search] Search and Offline avaibility > Offlice Client Avaibility

• Au niveau de la Document Library
• Library Settings > Advanced Settings > Offline Client Availability

Le niveau SPWeb est supérieur au niveau list, ce qui veut dire qu’un Site admin peut désactiver l’option d’un site entier pour l’ensemble des listes. En revanche, cela devra être fait au niveau de chaque sous-sites.

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Script PowerShell pour les fermes On-Premises

Au niveau SPWeb

Il n’existe pas de solution pour la solution pure Cloud, car c’est une propriété SPWeb qui n’est pas exposée (SPWeb.ExcludeFromOfflineClient property) en mode WebService.

En revanche pour une ferme On-Premise, la commande est la suivante:

Get-SPSite -limit all | get-SPWeb -limit all | Foreach { $_.Title = $_.Title; $_.ExcludeFromOfflineClient=1; $_.Update() }

Au niveau SPList

Le niveau SPList possède aussi la propriété SPList.ExcludeFromOfflineClient, mais celle-ci non plus n’est pas addressable en Web Service.

Avec une ferme On Premise, la commande suivante permet de bloquer l’option pour les Picture doclibs:

$webs = Get-SPWebApplication "http://sp13" | Get-SPSite -Limit All | Get-SPWeb -Limit All | Foreach-Object {

     Foreach ($list in $_.Lists | Where-Object { $_.BaseTemplate -eq "PictureLibrary"}){

           $list.ExcludeFromOfflineClient=1;

           $list.Update()

           }

}

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Avec Office 365

Les seules solutions possibles semblent être:

1. De trouver une personne dédié à ce click de base (le coût horaire de certains pays peut justifier cette option, mais il faut mettre cette personne site admin)
2. Essayer d’intégrer cette option désactivée par défaut à la création du site
3. Ajouter une feature qui va désactiver l’option pour toutes les listes du site courant:
• http://www.astaticstate.com/2013/09/skydrive-pro-sync-considerations.html

public override void FeatureActivated(SPFeatureReceiverProperties properties) {
SPWeb web = properties.Feature.Parent as SPWeb;
SPList list = web.GetList(“Documents”);
list.ExcludeFromOfflineClient = true;
list.Update();
web.Update();
}

La troisième option est à valider, mais surtout à maintenir et déployer sur votre tenant (pour chaque collection et utiliser pour chaque SPWeb).

Il reste encore à prier pour que Microsoft intègre cette feature dans la future version à déployer:

• Add the possibility to exclude/include List or Document Library for an offline synchronization" href="https://officespdev.uservoice.com/forums/224641-general/suggestions/6620785-csom-add-the-possibility-to-exclude-include-list" target=_blank>CSOM > Add the possibility to exclude/include List or Document Library for an offline synchronization

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Sources en ligne:

Changement avec le site SharePoint:

• http://www.enjoysharepoint.com/Articles/Details/steps-to-disable-sync-button-in-sharepoint-2013-21317.aspx
• http://www.learningsharepoint.com/2013/10/14/how-to-disable-sync-in-sharepoint-2013-site-collection/
• http://sharepointerros.blogspot.de/2014/03/disable-remove-share-button-follow.html
• http://www.astaticstate.com/2013/09/skydrive-pro-sync-considerations.html

Via PowerShell pour les SPWeb:

• http://vladilen.com/article/20150702/how-disable-social-features-sharepoint-2013
• http://www.sharepointtalk.net/2014/10/deactivate-social-feature-mysite.html
• https://msdn.microsoft.com/en-us/library/microsoft.sharepoint.spweb.excludefromofflineclient.aspx

Via PowerShell pour les SPList

• http://dinushaonline.blogspot.de/2013/10/disable-offline-synchronization-for-all.html
• https://msdn.microsoft.com/en-us/library/microsoft.sharepoint.splist.excludefromofflineclient.Aspx
• https://officespdev.uservoice.com/forums/224641-general/suggestions/6620785-csom-add-the-possibility-to-exclude-include-list

Via Javascript dans les Master Page:

• http://sharepoint.stackexchange.com/questions/77354/removing-fellow-sync-buttons-using-javascript-worked-well-while-it-will-fail

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Conclusion

Comme nous le voyons encore une fois la stratégie de changement au niveau du client riche n’a pas du tout été synchrone avec celle du site web SharePoint OnLine. Le résultat est bien sur dommage, car la charge de support se retrouve désormais au niveau du client pour répondre aux demandes utilisateurs:

• Pourquoi la page web me demande OneDrive for Business ?
• Comment puis-je faire du offline lors de mes voyages ?
• Pourquoi le bouton est grisé ?
• …

Je vous laisse imaginer tout ce que vous pouvez y mettre, et donc préparer votre équipe helpdesk pour les réponses.

Romelard Fabrice [MBA Risk Management]