Dans un précédent message, nous avons pu comprendre comment nettoyer notre ferme SharePoint des listes vides: SharePoint 2007: Script PowerShell pour nettoyer les listes vides avant migration vers Office 365 - Updated Maintenant que celle-ci est “propre”, il convient de faire un assessment des listes contenues dans ces sites, sous-sites, … pour avoir une vue d’ensemble de la complexité du contenu à migrer et pouvoir se préparer au mieux. Ce script va donc exporter pour vous un fichier CSV qu’il vous conviendra de manipuler selon votre besoin (via Excel, SQL Server, …). Il reste dans le même esprit que la solution que  Benoit Jester  a publié pour l’exportation des sites et sous-sites d’une ferme:   SharePoint 20xx : Script PowerShell permettant de lister les sites peu utilisés Vous avez très peu de chose à paramétrer pour exécuter ce script en tant qu’administrateur sur un serveur de la ferme SharePoint. param(     [Parameter(Mandatory=$False)] ...

  L’outil natif d’Office 365 évolue dans le temps (comme toute la plateforme) et se comporte donc parfois de manière différente. En effet, depuis plusieurs semaines, les comptes ajoutés dans les Site Collections administrators changent, ce qui est pénible à gérer. Voici un petit script PowerShell permettant d’ajouter les logins voulus dans ce groupe d’administrateurs de collection. Dans mon cas, je veux charger par défaut les “Company Administrators” et “SharePoint Administrators” (il faut juste donner le login associé au groupe voulu). Via PowerShell SPO Admin La premiere solution est la plus simple, en passant simplement par les commandes de base du module d’administration SharePoint Online: Set-SPOUser -Site  https://tenant.sharepoint.com/sites/MyCollection  -IsSiteCollectionAdmin $true –LoginName “c:0-.f|rolemanager|s-1-1-11-11111111-111111-111111-1111” Via PowerShell et CSOM Cette fois le script est plus générique et peut être adapté à votre besoin très rapidement: [...

  On a vu précédemment comment gérer le Content Type Hub dans un Tenant Office 365: Office 365: La distribution des types de contenu à travers le tenant - ContentTypeHub Cette solution permet donc de publier un ensemble de types de contenu à travers le tenant Office 365. Mais comment utiliser avec PowerShell ce type de contenu en créant une liste documentaire ayant pour type de contenu ces CTHub ? Nous allons voir dans cet exemple, un script PowerShell basé sur le composant CSOM qui permet les actions suivantes: Créer une document library vide Ajouter 3 types de contenu (à partir des GUID que je connais, Excel, PowerPoint et Word) Sauvegarder cette document library dans les modèles de la collection de sites pour l’utiliser à tous les niveaux de la collection Script PowerShell [string]$username = "AdminAccount@tenant.onmicrosoft.com" [string]$PwdTXTPath = "C:\SCRIPTSREPO\ExportedPWD-$($username).txt" [string]$ListTemplateName = "List Template Gallery" [stri...

  Dans le cadre de SharePoint Online, le système de gestion des thèmes est différent du point de vue utilisateur, mais reste plus ou moins similaire dans le fonctionnement interne. Ainsi, lorsque le site owner choisi un look pour le design de son site, SharePoint va créer tout un ensemble de fichiers qui est placé en cache au niveau racine de la collection, dans une librarie technique “Theme Gallery” de “_Catalogs”. Dans le cas d’une collection qui possède un très grand nombre de sous-sites, ce système peut devenir problématique au niveau de la consommation du quota alloué à cette même collection de sites. Dans l’exemple suivant, j’ai dépassé les 2 GB (en ayant mis à jour que la moitié des 3’300 sous-sites): Il faut donc surveiller ce type de paramètre dans la définition de votre quota sous peine de bloquer totalement l’usage de ce site. Fabrice Romelard [MBA Risk Management]

  La version Office 2007 est encore supportée pour quelques mois par Microsoft, et donc fonctionne toujours chez de très nombreux clients. En revanche, pour certaines parties, le fonctionnement est loin d’être optimal surtout dans un contexte Office 365. En effet, il existe certains clients qui utilisent encore les licenses Office 2007 acquises tout en ayant des comptes Office 365 (E1 par exemple). Or le modèle de sécurité entre Office 2007 et SharePoint Online est très différent et ce client supporte mal une partie des fonctionnalités pourtant de base dans la plateforme. Un utilisateur configuré avec Office 2007 qui souhaite cliquer sur le bouton “Export to Excel”: Modern View Classical View Recevra bien tout le processus standard pour ouvrir Excel avec le fichier “IQY” (Excel Internet Query): Mais l’utilisateur aura toujours le même message d’erreur suivant: You do not have the adequate permissions to modify the list. Changes to your data cannot be saved Ce message provient du fa...

  SharePoint Online est un des modules de la plateforme Office 365 qui est aussi largement partagée, et donc sur laquelle il faut faire très attention pour les listes avec un grand nombre de données. Pour information, les limites sont définies selon 2 valeurs: La première alerte est de 5’000, qui vous impose à définir et utiliser les colonnes indexées La seconde réelle limite est de 20’000, qui bloque tout changement de paramètre de cette liste Quoi qu’il en soit il arrive qu’une liste ne permette plus l’utilisation du petit composant de recherche de la liste (en mode classique): Pour forcer la réindexation totale de cette liste lors du prochain passage du moteur, il faut aller dans les paramètres avancés de la liste et au milieu de cette page chercher le menu “Reindex List”: En cliquant sur ce bouton la liste est alors flaggée et son contenu sera totalement rescruté par le moteur. Cette option est bien sur à utiliser avec parcimonie, même si Microsoft pilote totalement le travail ...

  Lorsque les utilisateurs passe d’une version d’un logiciel vers une nouvelle, il existe de nombreux petits réglages à faire. Parmis ceux-ci, les habitudes prises par ces utilisateurs sont à gérer. Les listes possédant des champs riches telles que les messages de blogs ou les “Discussion boards” avaient un comportement dans SharePoint 2007 permettant d’ajouter des fichiers joints directement à un message: Cette option n’est plus visible dans SharePoint Online et les utilisateurs habitués à cette façon de procéder peuvent être “perdus”. La solution est associée au redesign de SharePoint depuis 2010 avec le ruban qui a apporté pour ces champs un menu dédié aux insertions: Dans ce menu “insert”, on retrouve la possibilité d’ajouter un fichier comme pièce jointe. En revanche, ce fichier n’est plus stocké dans la liste elle-même, mais bien dans une librairie documentaire choisie lors de l’upload: Cela veut aussi dire que l’utilisateur doit avoir les permissions adaptées sur les DocLib ...

  Dans un cas particulier, un message d’erreur peut apparaître:   Celui-ci provient de l’ouverture du document en édition depuis Office Online (Word, Excel ou PowerPoint) mais pour lequel l’utilisateur a quité l’application prématurément ou par accident (IE coupé par exemple). A ce moment, si l’utilisateur essaye de modifier le même document par une autre voie (Office desktop, mais aussi en changeant le nom du fichier), un message apparaîtra: The file "[file name]" is checked out or locked for editing by "[username]" Comme dans l’image ci-dessus. La source est simplement qu’Office Online crée un lock sur le document lors de l’ouverture et ne le lache que si l’utilisateur le ferme correctement. Dans le cas inverse, le lock agit comme un bloqueur temporaire dont il faut attendre la fin de vie, environ 10 minutes. Vous trouvez plus d’informations: http://sharepoint.stackexchange.com/questions/35201/the-file-file-name-is-checked-out-or-locked-for-editing-even-though-no-...

  Lors du travail de préparation à la migration des sites SharePoint On Premise vers Office 365 SharePoint Online, il y a plusieurs étapes à mener telles que: SharePoint 2007: Script PowerShell pour nettoyer les listes vides avant migration vers Office 365 – Updated Check-SharePoint-Orphaned-Users  et  Delete Users in All SharePoint Site Collections … Une fois ce travail effectué, le client de migration ShareGate vous permet de faire un mapping pour chaque utilisateur entre le monde NTLM On Premise et le monde Office 365 et Azure AD. Pour ceci, l’option la plus simple reste le client lui même avec un module de recherche simple: En revanche dès que le nombre d’utilisateurs est important, il devient impossible de faire ce type de mapping manuel. Le module d’import XML est la solution en respectant le format suivant: <?xml version="1.0"?> <UserAndGroupMappings xmlns:xsd=" http://www.w3.org/2001/XMLSchema"  xmlns:xsi=" http://www.w3.org/2001/XMLSchema-inst...

  Le contexte est toujours le même: la préparation d’une migration En effet, lorsqu’on arrive à ce stade, il y a toujours deux situations qui sont distinctes: Upgrade des environnements On Premise vers les nouvelles versions (et donc DB Upgrade) Passage d’environnement On Premise vers le Cloud (Office 365) La première option implique donc la conservation de la structure et donc une certaine largesse dans la préparation, car on reste toujours dans une zone connue et une liste de plus ou de moins ne change pas grand chose. La seconde option est plus discutable, car quelque soit l’outil choisi, le transfert reviendra à faire un import des données vers le tenant et donc tout ce que cela implique: Temps de transfert Utilisation du réseau Temps de configuration et création des listes par l’outil Temps pour appliquer les paramètres et les permissions … De ce fait, plus on réduit le nombre de liste plus on accélère la migration potentiel. Un exemple rapide d’une ferme hypothétique avec la ...