La version Office 2007 est encore supportée pour quelques mois par Microsoft, et donc fonctionne toujours chez de très nombreux clients. En revanche, pour certaines parties, le fonctionnement est loin d’être optimal surtout dans un contexte Office 365. En effet, il existe certains clients qui utilisent encore les licenses Office 2007 acquises tout en ayant des comptes Office 365 (E1 par exemple). Or le modèle de sécurité entre Office 2007 et SharePoint Online est très différent et ce client supporte mal une partie des fonctionnalités pourtant de base dans la plateforme. Un utilisateur configuré avec Office 2007 qui souhaite cliquer sur le bouton “Export to Excel”: Modern View Classical View Recevra bien tout le processus standard pour ouvrir Excel avec le fichier “IQY” (Excel Internet Query): Mais l’utilisateur aura toujours le même message d’erreur suivant: You do not have the adequate permissions to modify the list. Changes to your data cannot be saved Ce message provient du fa...

  SharePoint Online est un des modules de la plateforme Office 365 qui est aussi largement partagée, et donc sur laquelle il faut faire très attention pour les listes avec un grand nombre de données. Pour information, les limites sont définies selon 2 valeurs: La première alerte est de 5’000, qui vous impose à définir et utiliser les colonnes indexées La seconde réelle limite est de 20’000, qui bloque tout changement de paramètre de cette liste Quoi qu’il en soit il arrive qu’une liste ne permette plus l’utilisation du petit composant de recherche de la liste (en mode classique): Pour forcer la réindexation totale de cette liste lors du prochain passage du moteur, il faut aller dans les paramètres avancés de la liste et au milieu de cette page chercher le menu “Reindex List”: En cliquant sur ce bouton la liste est alors flaggée et son contenu sera totalement rescruté par le moteur. Cette option est bien sur à utiliser avec parcimonie, même si Microsoft pilote totalement le travail ...

  Lorsque les utilisateurs passe d’une version d’un logiciel vers une nouvelle, il existe de nombreux petits réglages à faire. Parmis ceux-ci, les habitudes prises par ces utilisateurs sont à gérer. Les listes possédant des champs riches telles que les messages de blogs ou les “Discussion boards” avaient un comportement dans SharePoint 2007 permettant d’ajouter des fichiers joints directement à un message: Cette option n’est plus visible dans SharePoint Online et les utilisateurs habitués à cette façon de procéder peuvent être “perdus”. La solution est associée au redesign de SharePoint depuis 2010 avec le ruban qui a apporté pour ces champs un menu dédié aux insertions: Dans ce menu “insert”, on retrouve la possibilité d’ajouter un fichier comme pièce jointe. En revanche, ce fichier n’est plus stocké dans la liste elle-même, mais bien dans une librairie documentaire choisie lors de l’upload: Cela veut aussi dire que l’utilisateur doit avoir les permissions adaptées sur les DocLib ...

  Dans un cas particulier, un message d’erreur peut apparaître:   Celui-ci provient de l’ouverture du document en édition depuis Office Online (Word, Excel ou PowerPoint) mais pour lequel l’utilisateur a quité l’application prématurément ou par accident (IE coupé par exemple). A ce moment, si l’utilisateur essaye de modifier le même document par une autre voie (Office desktop, mais aussi en changeant le nom du fichier), un message apparaîtra: The file "[file name]" is checked out or locked for editing by "[username]" Comme dans l’image ci-dessus. La source est simplement qu’Office Online crée un lock sur le document lors de l’ouverture et ne le lache que si l’utilisateur le ferme correctement. Dans le cas inverse, le lock agit comme un bloqueur temporaire dont il faut attendre la fin de vie, environ 10 minutes. Vous trouvez plus d’informations: http://sharepoint.stackexchange.com/questions/35201/the-file-file-name-is-checked-out-or-locked-for-editing-even-though-no-...

  Lors du travail de préparation à la migration des sites SharePoint On Premise vers Office 365 SharePoint Online, il y a plusieurs étapes à mener telles que: SharePoint 2007: Script PowerShell pour nettoyer les listes vides avant migration vers Office 365 – Updated Check-SharePoint-Orphaned-Users  et  Delete Users in All SharePoint Site Collections … Une fois ce travail effectué, le client de migration ShareGate vous permet de faire un mapping pour chaque utilisateur entre le monde NTLM On Premise et le monde Office 365 et Azure AD. Pour ceci, l’option la plus simple reste le client lui même avec un module de recherche simple: En revanche dès que le nombre d’utilisateurs est important, il devient impossible de faire ce type de mapping manuel. Le module d’import XML est la solution en respectant le format suivant: <?xml version="1.0"?> <UserAndGroupMappings xmlns:xsd=" http://www.w3.org/2001/XMLSchema"  xmlns:xsi=" http://www.w3.org/2001/XMLSchema-inst...

  Le contexte est toujours le même: la préparation d’une migration En effet, lorsqu’on arrive à ce stade, il y a toujours deux situations qui sont distinctes: Upgrade des environnements On Premise vers les nouvelles versions (et donc DB Upgrade) Passage d’environnement On Premise vers le Cloud (Office 365) La première option implique donc la conservation de la structure et donc une certaine largesse dans la préparation, car on reste toujours dans une zone connue et une liste de plus ou de moins ne change pas grand chose. La seconde option est plus discutable, car quelque soit l’outil choisi, le transfert reviendra à faire un import des données vers le tenant et donc tout ce que cela implique: Temps de transfert Utilisation du réseau Temps de configuration et création des listes par l’outil Temps pour appliquer les paramètres et les permissions … De ce fait, plus on réduit le nombre de liste plus on accélère la migration potentiel. Un exemple rapide d’une ferme hypothétique avec la ...

  SharePoint Online permet d’utiliser les alertes via Email (ou SMS si votre tenant le permet) sur des actions se passant sur une liste ou librairie. Pour effectuer cette mise en place, il faut aller dans la liste et suivant la vision que vous avez (moderne ou classique) vous pouvez cliquer sur “Set an Alert”. Modern View Dans la vision “Moderne” vous pouvez trouver le lien “Alert me” directement présent ou après les “…”, dépendant de votre niveau de permissions Cette action ouvrira une fenêtre modale avec tous les paramètres à choisir selon votre souhait (nom, email, type d’action, …). Si vous avez les droits suffisants, vous pouvez aussi ajouter d’autres utilisateurs dans cette alerte créée. Classic View Dans la vue classique, vous avez l’onglet “Library” qui vous propose ensuite le bouton “Alert me” et l’action “Set Alert on this library” La création de l’alerte est ensuite la même que pour la vue moderne. Attention: Si vous ou vos utilisateurs ne recevez pas ces alertes une foi...

  Dans de nombreux cas, il est utile de pouvoir scripter ses copies de fichiers pour les intégrer dans une processus plus complèxe. Ainsi, voici un petit script en exemple qui vous permet d’exécuter un test sur la copie d’un fichier de grande taille (10GB dans mon exemple d’un fichier MDF). Ceci vous permet de faire une estimation sur l’outil le plus adapté à votre configuration et communiquer avec un temps estimé relativement valide. #   ---- Start the File Move PowerShell Script ---- cls [System.Diagnostics.Stopwatch] $sw; $sw = New-Object System.Diagnostics.StopWatch $sw.Start() Import-Module BitsTransfer Start-BitsTransfer -Source "D:\FAKE_DATABASE.mdf" -Destination "H:\FAKE_DATABASE_BITS.mdf" -Description "Datafile move" -DisplayName "Datafile move" write-host " >>>>BITS-Transfer Time: ", $sw.Elapsed.ToString() -foreground Red $sw = New-Object System.Diagnostics.StopWatch $sw.Start() cmd /c copy /z "D:\FAKE_DATABAS...

  Lorsqu’on travaille avec Office 365 et surtout SharePoint Online, un des gros avantages est de pouvoir ouvrir les documents dans Office Web Apps (Word, Excel, PowerPoint, OneNote Online). Tout ceci est parfait lorsqu’on crée une librarie documentaire depuis SharePoint Online et le paramètre est automatiquement appliqué pour suivre la configuration du tenant. Visualisation du paramètre dans une librarie [Votre Document Librarie] > Library Settings > Advanced Settings Configuration manuelle par l’utilisateur En revanche, si on utilise un outil de migration, le paramètre est remis avec une valeur autre dans de nombreux cas (notamment si vous passez de SharePoint 2007 à SPO via ShareGate): Ainsi, il faut absolument reconfigurer les librairies après migration pour bénéficier des applications Online au niveau des documents. Configuration via PowerShell pour SharePoint 2013 On Premise uniquement Pour effectuer cette modification, il faut modifier la valeur du paramètre “DefaultIte...

  Dans les sites SharePoint Online, il est possible de gérer les demande d’accès au niveau des sites, sous-sites ou listes. Ce principe est basé sur une solution déjà éprouvée qui était expliquée ici: SharePoint 2013: La gestion des demandes d’accès utilisateur Dans Office 365, le principe est très proche de la version 2013 avec le menu “ Access Requests and invitations ”: Vous pouvez trouver toutes les demandes en attente (sachant que les Owners de sites peuvent gérer ces options): https://yourTenant.sharepoint.com/sites/YourSiteCollection/Access%20Requests/pendingreq.aspx   Vous pouvez aussi aller dans les paramètres (Site Settings > Site permissions) et définir une adresse email pour recevoir les nouvelles demandes d’accès: C’est surtout une piqure de rappel pour déléguer cette gestion de permission au niveau des propriétaires de sites pour les responsabiliser sur ces accès. Romelard Fabrice [MBA Risk Management]